2020 年,CEO 们对管理的理解又要变了

摘要

看到「工作流」这一层,才能看到「执行力」和「创造力」这两个大词儿,到底是怎么实现的。

从疫情爆发开始,极客公园前沿社的企业家微信群就没消停过。

群里的话题从一开始的动用能力向武汉送物资,到探讨药品、疫苗,再到关注国际形势的连锁反应……经常每天几百上千条的超大信息量的探讨。

直到有一天有人在群里问了句:「大家的复工计划是什么样的?」从这句话开始,我就知道各位 CEO、创始人们开始要思考接下来的艰难工作了。

市场的变化、经济形势的走向,这些东西优秀的企业家都有非常丰富的感知和判断。他们思考的问题,不只是在战略上如何适应和调整,也包含一些日常细节的问题。

比如企业在远程状态下的效率怎么保持?这也引发了前沿社对于协作工具的大规模探讨。


远程不是新问题,是老问题的激化

中国商业历史里会记录下 2020 年的,因为这一年所有的企业,无论大小,无论行业,无论规模,都被迫进行了一次「远程办公强行体验」。

远程办公面对的核心问题,其实都不是新问题,而是老问题的激化。

你看,你平时在微信群里发个消息、at 所有人,最后发现只有 50% 的人回你,25% 的人执行,这是普遍的真相。

有时候发一消息,半天不回,你也不知道他是没看到,还是看到了还没想好怎么回复你,然后这件事你等着等着也忘了,他想着想着也忘了。

这些问题在不是远程办公的时候一样是存在的,我们的沟通和很多工作早就数字化了,集中办公只是能在遇到这些问题的时候多一些「跑过去问一下」「面对面说一下」的效果。

当团队成员之间不能随时地面对面接触,直接就是对团队的沟通协作能力更严酷的考验,企业的效率会立分高下。而在这个人人都可以清晰看到的冬天,效率上不去,死亡率就会激增。这是做企业的人几乎第一时间就会看穿的逻辑。

极客公园自己作为一个企业,我作为管理者当时也在焦虑地思考这个问题。对于我这么个原来喜欢开会宣讲,面对面沟通的性格,一个外部强制性的改变,给了自己一个跳出惯性的机会。

和前沿社很多科技领域的企业家一样,我的第一反应是我需要更加匹配问题的工具,来解决这个问题!


更爽地提升「基本功」

极客公园核心团队里很多人,是有工具收集癖的。但从整个公司角度看,工具用得一直不是很成功。我们用过各种协同工具不下六七种,过去两年全公司用 Zoho 的体验,一直在及格线上挣扎,可以说到最后算是基本放弃。说实话我自己也用得不好,核心的原因就是这些工具要么就是不能很好地适配我们的工作场景,要么就是真的用起来不爽,有被迫绕更大圈子做一件事儿的感觉。

在去年的 GeekPark IF 大会上,我和得到 App 的总编辑李翔曾经对字节跳动做过一次深入研究,也借机研究了下飞书,当时就觉得飞书的设计思想挺有意思,里面藏着字节跳动这家公司对管理不同的理解和认知。既然张一鸣当年也是个对工具超级重视的人,用过各种工具后还自己建立团队开发了飞书,并且自己用得那么爽,这种「内生外化」的产品,显然是值得关注的。

所以当疫情期间决定开启远程办公的时候,基于之前对于飞书的了解和体验,让我基本上没有想太多,就直接下决心全公司立即迁移到飞书上。

当时我想了个办法推动全公司的迁移,那就是最开始的一个月时间,公司内部微信找我谈工作我一律不回,只在飞书上做沟通。然后推动基于飞书设置几个关键的新工作流程,比如统一的会议纪要模版、开会前的会议要点文档、文档共享的规则、甚至开会时候的流程,都是边实践边统一,通过主管再传递到每个员工的工作流程里。

我们公司小,改变没有那么难,想清楚然后坚持就改过来了。说个细节,比如最开始每次飞书上开视频会只有我开着自己的视频,我也没提啥要求说一定要开视频,然后我就一直开着,每次都开着,几次之后大家也就都开着了。

客观地讲,整个公司很快就被飞书「圈粉」了,为什么这么说呢?因为在公司几乎所有的工作场景都转到了飞书的情况下,我竟然没有接到什么抱怨和投诉,而我们在用 Zoho 时候我可是咬着牙强推都天天被抱怨的。

从这里就看得出来,协作工具要用好,老板先要有判断和意愿,但真正用起来,员工的体验是决定性的,飞书能够让每个人用起来「挺爽的」,非常难得。


移动办公时代亟需管理思维的迭代


我花了些时间去了解主管和员工的这个「爽」感是怎么来的。首先是飞书可以同时满足沟通、文档协作、日程记录等各个功能,而以前这些功能被分散在不同的软件里,比如内部沟通大多还是微信、文档协作用石墨、日常行程记录用日历等,大家需要在多个软件之间来回切换。

而且这些功能在飞书里都可以交互引用,你还可以直接在文档里插入某项任务的截止时间,也可以在日程里添加资料文档、邀请参会人,所有的动作都会以即时消息的方式同步给相关人员。

这种即时消息的同步和沟通方式,尤其「爽」。以前你要同步一个事情,或者协同一个工作,总要写个微信,再发个截图或者文档,而收到的人也要至少回复个「好的,收到」,别小看这个动作,它其实是个无意义的附加成本。

而飞书在文档里的一个 at 就完成了对应的人的信息同步(包括给予他看到完整信息的文档权限),而他看到了就代表收到,点个赞就代表「没问题」,这一切都是没有附加动作的协同。

其实,「爽」就在于流畅和简洁,在于基础效率的提升,对于极客公园这种倡导「Geek Things Up!」的公司,以前最大的痛苦就是「基本功」的平齐要花很多精力,但现在飞书这种工具,等于把一些追求效率的思想和方法,封装成一个用起来很爽的工具,这极大地帮助整个团队,把基本功提升了一个台阶。

举个例子,比如当你需要创建一个会议记录时,很多进入职场不久的人甚至都不知道会议纪要的结构应该是什么。现在可以直接使用飞书的会议记录模版,直接根据结构化的模块记录相关信息。只有这样,我推动会议效率的提升才有真正闭环。


老板们在飞书上看到了什么?

有意思的是,我身边不少科技圈企业家朋友也在研究飞书。搜狗创始人、CEO 王小川是前沿社的联合发起人之一,有一次和我主动聊起飞书的体验,评价竟然比我还高。

所以上个月,我拉上王小川组织了一场「云酒局」,邀请 10 多位企业家朋友一起聊聊疫情期间,他们是怎么远程办公的,钉钉、企业微信、Teambition、飞书、WeLink……到底哪个才是最合适远程办公的工具?

在云酒局上,王小川给飞书下了一个精准的定义,「一个更先进的,基于文档的工作流」。以他自己的体验来看,这是一款「时刻给人感动和惊喜」的产品。

一群企业家看这个产品的视角显然更加立体一些。大家在前沿社云酒局中讨论飞书的时候,发现它有几个核心的设计思路。

 首先是信息的透明共享。

飞书所有的功能设计都以信息的自由流动和共享为基础,比如当你在文档里at某人时,可以为对方开启编辑权限,并以消息的方式提醒对方;你拉一个人进群,他可以看到这个群之前的沟通记录,这样他就不会觉得莫名其妙,你也不需要花时间去专门给他同步信息。

公司的信息原来都是层层叠叠和割裂的,但现在一下子变成平坦可流动的状态,这会极大地提升效率。

所以我、王小川等几位开始深度使用飞书的 CEO,远程办公第一周,最直观的感受就是——比以前更忙了。这种「忙」不是要处理的事情变多了,而是到达我面前的信息变多了。

这是由于你的信息不再是等待某个节点或者会议的阶段性汇报,而是在进程中实时发生信息同步。忙是因为公司里所有人,包括老板都可以看到更多的信息量,并且对于这些信息的处理效率也在提升,因为很多信息就是同步,并不是为了等你运算和决策,但它是非常有意义的「数据」,会让你很多决策和行动更准确和有效。

反过来,信息透明之后,CEO 们觉得让每个人更了解每件事,甚至是 CEO 的目标,进而在自己的岗位上做出更准确的判断和决策,突然变得可以实现了。

飞书并不强调自上而下的执行,也不是自下而上的汇报,而是通过内部的信息透明,提高「立体空间」中每个人的信息丰富度,导向积极性和更正确的决策,进而激发每个人都动脑而不只是按照指示去动手,提高整个组织的效率。


飞书本质上就是一个基于文档的工作流

云酒局上,有个企业家分享说,用了飞书之后开始「特别愿意写东西了」,有什么想法或者工作安排,会直接写在文档里,并at相关人员,对方可以同步看到;如果有什么问题,他也可以直接在文档里反馈给老板,老板也可以实时看到。

这比以前要排个日程,约个时间,准备成一套完整体系再宣布和推动执行的方式,更令 CEO 们喜欢。因为后者会造成很多事情演进的时间速率下降,而且每次沟通思考都是 CEO 孤立的思考,即便是个正确的逻辑,这个逻辑被释放出来的时候,下属和员工因为没有更丰富的信息,比如你思考的原点、目标、推导的过程等,往往信息接收的效果是很差的。而写下来,通过文档同步、讨论、分发任务和目标,显然是更清晰并有效率的。

换句话说,组织内的思考、目标的对齐变成了一个依托文档,实时同步、共同进行的过程。

文档真的是有力量的。这个力量就在于把脑子想和嘴巴说的「模拟形态」转化为更加清晰,且不容易失真的「数字化形态」。

这一设计逻辑在飞书这种「基于文档的工作流」中,作用非常明显。比如极客公园自从采用「飞阅会」的会议模式后,会议效率和效果明显提升。

所谓「飞阅会」是字节跳动内部的开会方式:开会之前,发起者会准备好议题文档,同步给所有参会的人,让他们直接填写自己要解决的问题;开会前几分钟,所有参加会议的人默读文档,能用文字解决的问题直接以评论的方式提出并解决;不能文字解决的问题,最后再语音交互讨论。

这种方式让参会人更聚焦在要解决的问题上,而不是像过去一样说着说着就「飞」了,或者个别人太拖沓,导致其他人没有发言的机会,效率大大提高。

讨论到最后,「飞阅会」会列出需要解决的问题和待办事项,并at相关负责人,标明截止时间,这让所有问题都有明确的责任人,并保证了落实的动作。

而未到场的人员,或者接下来需要了解会议内容和落实会议决策的人员,会后可以阅读文档,直接了解会议讨论的上下文,而不用其他人再花时间转述,大大节省了信息传递、沟通的效率。

在前沿社的酒局里,我几乎肉眼可见地发现上面这些问题是 CEO 们最关心的问题之一。以至于王小川等人讲完感受,好几个人直接就下了飞书,我几周后问他们,大多已经开始在内部推广应用了。

在我看来,科技互联网领域新一代的 CEO 们,对于管理工具的需求重点不再是监管、控制,而是激活和共振,最想提升的也不是流程和动作,而是价值创造进程中的效率。这一点,飞书似乎符合管理思想的时代变化。


管理,从「集中式计算」到「分布式计算」

如果我们进一步思考,使用飞书之后,推动组织效率提升的更深层原因是什么?在我看来,其实是更先进的管理思维和工作思维。

传统管理模式是「集中式计算」管理,所有的信息都汇总到 CEO 手里,由 CEO 做决策,员工更多是一个偏执行的角色。

飞书倡导「context not control」,也就是给员工更多的上下文,而不是强管控。在飞书里,很多设计都围绕着这个理念来,比如新进群的人可以看到群里所有的历史信息,当你在文档里 at 某个人的时候,可以为其开通编辑权限,甚至老板的日程、工作进度也都可以跟所有人共享。

这是为了让所有人都能知道公司的信息,鼓励每个人在自己的岗位上做决策。换句话说,公司的运转不是依靠 CEO 一个人的力量,而是希望发挥每个人的创造力和积极性,这是「分布式计算」的管理思维。在这个基础之上,再通过功能和流程上的设计,保证每个人都有目标,且自我强管控。

这种依赖制度、命令,而是最大程度发挥个人积极性和战斗力的工作思维,也许还不能是所有商业企业都能采用的,甚至也不是一个企业所有业务体系都能采用的,但对那些创意精英型的企业,这必然是一种底层竞争力。

而长期来看,我们的世界过去 40 年来最大的变化就是信息的总量和信息流速的增加,很多的价值创造、商业进步也是来源于此。

管理是有时代感的东西,它无法脱离时代的变化和进步,停滞就会成为陈腐和落后。如果看到这个世界观,我觉得 2020 年,是一个对管理思维需要发生改变的关键节点。



图片来源:站酷海洛、飞书官网


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