要问哪些行业的员工出差频率更高? 多门店的连锁经营企业一定榜上有名。
要问哪些行业的员工出差频率更高? 多门店的连锁经营企业一定榜上有名。
连锁经营类企业的门店分布在全国各地, 业务部门经常巡店出差, 门店店长也需定期前往总部参加全国培训。长久以来, 连锁经营类企业旺盛的差旅需求背后, 却是传统报销为员工、财务都带来的极大困扰。
按照连锁经营企业传统报销流程, 员工提交差旅申请后, 在出差期间发生的一切费用需要自行垫资再报销, 资金压力大不说, 任何消费都需要发票才能合规入账, 开票收票要耗费员工巨大精力。更何况还有很多打车、餐费等小额发票, 出差时间一长, 回到公司报销时脑中一片空白。
难过的不只是员工。在报销审核环节, 财务人员也经常加班到深夜, 如果将财务每个月的工作时间平铺来看, 每个月至少二分之一的时间在处理各种差旅报销、审核发票、检查贴票是否规范、是否有直属领导签字等。
差旅报销, 事虽小, 但日常管理复杂繁琐, 涉及人员较多、情况多变, 让很多管理者消耗了大量的精力。
在控制差旅成本的前提下, 如何提升连锁经营企业差旅人士出差幸福感和出行效率? 如何解放财务于基础重复动作, 提升核算入账效率? 合思·易快报推出的全链路 L4 级「无需报销」方案给出了答案。
上线无需报销解决方案后, 中国高端女装服饰行业的连锁经营企业——赢家时尚集团,此前近 2 周的报销周期缩短至 1 天, 报销效率提升了 90%。
01
报销周期长、财务效率低
费控痛点如何打破?
赢家时尚集团 (3709.HK) 创立于 2007 年, 总部位于深圳福田核心商务区,2014 年香港主板上市逾 10000 多名员工, 旗下拥有 8 个知名中高端女装品牌, 多次受邀国际米兰/纽约时装周大秀, 进驻全国 31 个省/直辖市/自治区, 销售网络覆盖超 200 个城市 2000 多家销售门店, 年平均增长速度达 20% 以上, 市场零售额近 80 亿人民币, 市场规模位列行业前三。
在合思·易快报无需报销解决方案上线之前, 赢家时尚集团处于 L2 级别的电子化报销阶段。作为全国各地有多门店的集团化企业, 赢家时尚集团的差旅需求旺盛。
通常情况下, 部门 3 至 5 人一起出差的大型出差活动时, 一般由 1 个员工在 OA 内提交出差申请单, 机票和酒店由人事在合作的 TMC 统一订票, 用车、用餐、火车票等由员工垫付。出差结束后, 员工在 OA 内提交报销单, 上传出差明细与对应发票, 再由财务审票、支付、归档。流程较冗长低效, 且存在问题:
「员工体验差, 报销周期长」
区域人员每月集中报销, 因丢票导致无法报销的现象多;
出差周期长, 报销到账慢, 垫付压力大;
较多费用类型, 报销单经常填报错误, 退单率高。
「财务重复工作多, 效率低」
旺季报销频率大幅度增加, 业务审核、财务稽核有较大压力;
每月报销单超 1 万、报销填报复杂且繁琐;
经管、财务的审核、整理、账务清理主要依赖人工操作和管控, 效率低;
票据管理难度大, 采用纸质单据+贴票的报销流程;
统一订购部分仅有 1 张对账单, 无法拆分消费明细, 不能对应到消费人。
「管理难度大, 预算难落地」
多品牌业务线, 多门店, 预算管控难度大;
多差旅业务, 费用类型种类多, 较难实行事前预算管控。
可见, 赢家时尚集团需要的是更智能化、便捷化、系统化的差旅管控方案, 并由此提高员工满意度和财务工作效率, 确保费用管控落地, 从而推动集团财务数字化建设发展。
02
智能化+便捷化+系统化
这样的数字化费控方案可以有!
在合思·易快报的无需报销解决方案背后, 企业多系统操作的传统模式被打破了。在全新的一体化解决方案, 赢家时尚集团实现从申请、订购、验票、报销、支付、记账、归档的全链路数字化闭环。无需报销解决方案上线后, 赢家时尚集团的差旅场景也发生了巨大变革。截至目前, 合思·易快报已协助赢家时尚集团完成 5 个月的对账归档工作。累计对账金额近百万;累计消费数万条。将之前近 2 周的报销流程缩短至 1 天完成, 效率提升 90%!
●员工出差仅需 3 步:
Step1:提交差旅申请单, 自动校验费用标准
Step2:前往合思商城消费, 申请单自动关联, 按照职级管控差标
Step3:「差旅结余补助」自动计算差旅补助
有差旅补贴时可以通过申请补助自动创建报销单;完全无补贴的行程可由员工手动创建报销单并关联申请单。
申请补助计算结果若为负数, 系统自动创建超标借款单, 员工需退还超标款。
●财务核算仅需 3 步:
Step1:通过对账结算系统按照各部门自动拆分子对账单
Step2:拆分成功后, 一键分发子对账单给各部门负责人审核
Step3:对接财务系统自动生成财务凭证, 凭证+发票+对账单统一归档
通过无需报销解决方案, 赢家时尚集团的员工因公消费实现无需垫资、无需开票、无需提单;财务压力也到了极致释放, 数据流程安全合规;而对于赢家时尚集团企业本身, 也得以实现「事前、事中、事后」全流程费用管控。
03
实时数据清晰透明
让业财一体化不再是难题
同样值得关注的是, 合思商城提供的差旅数据报告, 也为赢家时尚集团的管理决策提供了依据。通过数据分析可以发现, 企业中各费用类型差旅报销占比、各部门差旅成本支出情况以及平均出差时长等都可一目了然。不仅如此, 实时更新的数据报表可根据企业的需求自定义调整, 相当于在系统内搭建了一个数据看板, 财务数据对业务的决策支撑更加及时, 也更加准确。
借助系统落地电子报销、移动审批、加强费用标准及费用管控, 赢家时尚集团实现费用申请-消费-报销-入账闭环管理, 费用支出管控效果明显。此外, 通过提升费用管理规范性、合规性、真实性, 企业也可在更大程度上避免发票税务风险。同时, 更透明化的差旅费用数据透视, 不仅让财务入账准确性大大提升, 企业降本增效也有了新的路径。
对于以赢家集团为代表的连锁经营类企业而言, 随着门店数量的增加, 对于集团财务管控的挑战越来越大。此时更加需要能推动提高核算效率, 确保内控落地, 服务终端门店的财务数字化系统。力保业务规模扩大的同时, 财务管控不会因为压力过大而阻滞, 始终保持稳健运营, 提升经营效率。
更好的驾驶是无人驾驶, 更好的报销是无需报销, 随着企业数字化管理的全面推进, 无需报销已成为企业费控报销管理的标配。通过「消费即合规、采购即报销」的无需报销解决方案, 赢家集团的财务数字化征途打响了第一枪, 未来, 合思·易快报还将为更多企业通过无需报销解决方案, 带来更好的合规经营、最佳的降本增效和极致的用户体验。
来源：互联网
