要想成为一位合格的医药代表, 必修课一定是前往全国各地组织或参加学术交流会。
要想成为一位合格的医药代表, 必修课一定是前往全国各地组织或参加学术交流会。
近年来, 生物医药企业更多通过讲者座谈会、学术交流会的形式与医生展开交流, 介绍产品、传递产品价值。全国各地飞, 月均上千场会议, 生物医药企业的新型业务模式给医药代表、财务、管理者都带来了难题。
●对于医药代表而言, 单个学术会议中费用类型繁杂, 存在差旅费、住宿费、餐费、生活服务费、捐赠费、讲者费、礼品费等 10 多种不同的费用类型, 报销成了一个「大工程」。
●对财务而言, 会议费用类型复杂、频次高, 费用整理入账成了难题。二十多种费用类型使得本来压力就大的财务在入账、报表阶段更加痛苦, 往往是加班到深夜都难以准确归集费用。
●管理层的压力也可见一斑,「钱都花到哪些会议上了, 会议费用支出到底如何?」与此同时, 更重要的是, 核心资源无法有效管理暗藏极大风险。
医药行业业务模式的特殊性, 决定了其整体面临的财务数字化痛点与其他行业差别巨大, 通用的费控系统难以有针对性地 100% 迎合需求。合思·易快报推出「生物医药行业化解决方案 2.0 版」, 通过全链路 L4 级无需报销解决方案+专家会议管理方案, 全面解决生物医药行业费控难题。
01
专家库&会议管理, 财务便捷性直线提升!
对于生物医药企业来说, 会议每天都在开, 到底这些会议花了多少钱? 分别是什么费用类型? 对于财务和管理者来说, 是非常头大的问题。学术会议数量多、时间周期长、费用类型多等诸多因素, 导致很难准确统计出每个会议对应的花费详情;多而杂的费用类型, 也导致财务报表产出滞后。
合思·易快报推出的针对生物医药行业学术会议模式的解决方案——专家库&会议管理, 实时统计学术会议支出, 智能管理专家信息, 围绕专家库+会议管理台账, 覆盖活动立项到报销全周期, 为企业实现精细化费用管控。
亮点一:专家库台账
●专家管理:支持依照权限设定规则查看专家姓名、联系方式、所在医院、科室等, 并可灵活增删、导入导出等便捷化操作。
●讲者费&参会管理:可实时统计专家历年支持会议次数、累计讲者费等细分科目, 查阅一目了然。
●敏感信息隔离:不同角色可见范围支持自定义, 例如医药代表不可见医生所在医院、真实姓名等, 只有财务才可见收款账户信息, 避免医药代表离职带来资源流失风险。
亮点二:会议管理台账
●费用管理:记录会议预算与执行进度, 可按讲者费、场地费、捐赠费、物料费等不同费用类型分别管控。每笔付款系统留痕可追溯。
●会议费用明细可一键批量导出, 支持打印+归档, 财务入账更便捷。
基于此, 医生信息真正可实现有效管理, 既可部门共享, 又可部门隔离, 医生资源可体系化统筹管理;学术会议费用支出随看随查且可追溯, 一键导出即可归档, 节约财务重复性工作时间;同时, 建立了标准化的费用报销制度, 提升内部协同效率, 管理层对费用支出、预算管理等财务情况有高渗透度把控, 企业高效决策管理从此有据可依。
02
差旅「无需报销」, 医药代表随心飞
在提供生物医药行业化解决方案的同时, 合思·易快报全链路 L4 级无需报销解决方案, 也极大颠覆了生物医药企业的固有费控报销流程。目前, 大多数生物医药企业采用 L2 级电子化报销模式, 需要医药代表线上提报销单、线下粘贴纸质票报销。
医药代表经常连续多地出差, 大多很难及时在当次差旅结束后立即提报销单, 当连续出差 1-2 个月回到公司集中报销时, 消费与发票匹配不上、发票忘开或丢失等情况已是「家常便饭」, 往往这次报销还没到账, 下一次出差就开始了。
对于医药代表而言, 垫资压力大、报销耗精力、到账时间久, 是医药代表的集体痛点;对财务而言, 大量的审票、核算、入账工作, 重复性高、价值感低;对领导层来说, 医代假报销情况屡见不鲜, 企业的费用管控难落地。
上述问题在合思·易快报无需报销解决方案上线后迎刃而解。差旅场景下的无需报销, 实现从申请、订购、验票、报销、支付、记账、归档的全链路数字化闭环。让医药代表因公消费实现无需垫资、无需开票、无需提单;让财务压力极致释放, 数据流程安全合规;让药企实现「事前、事中、事后」全流程费用管控。
无需报销场景下, 医代出差仅需 2 步:
●Step1:易快报系统内提交差旅申请单, 填写行程规划。提单时关联学术会议, 系统自动统计费用至该会议, 数据自动更新至会议台账。
●Step2:前往合思商城订购机酒火车票。差旅单费用标准+差标智能管控, 订单支付即占预算, 保证每一笔消费都在企业合规控制下。若有用车需求, 可通过打车地、单次限额等进行用车管控。
财务月底统一对账, 仅需 4 步:
●Step1:合思商城发来当月对账单, 导入系统后按照预置规则拆分子对账单。规则由企业自定义, 一般按照成本中心拆分。
●Step2:子对账单拆分成功后, 系统发起审核, 一键将子对账单发送给对应负责人审批。
●Step3:子对账单审批通过后, 系统自动发起结算单, 结算后自动生成财务凭证。
●Step4:合思商城统一开票, 其余行程单、火车票等纸票通过发票仪导入系统后, 自动与消费明细绑定。
最后, 凭证+发票+对账单自动化归档。
在合思·易快报无需报销场景下, 生物医药企业的财务工作量大大减少, 需要 2 周才能搞定的审票、付款、入账、归档流程, 现在 2 小时即可完成;同时, 节省了大量直接成本和隐性成本, 助力企业实现降本增效目标;另外, 全息数据自动化流转、真实透明, 可有效规避操作风险, 提升企业合规经营能力。
通过无需报销解决方案+生物医药行业化解决方案, 合思·易快报精准迎合了生物医药企业的费控管控需求, 不仅解决了基层医药代表业务推进过程中的老、大、难问题, 真正将生物医药企业的员工和财务从重复性工作中解放出来, 更重要的是——为高速增长中的生物医药企业财务数字化转型提供新思路, 助力企业重塑更健康、更高效的财务管理体系。
来源：互联网
