无论是大公司还是小公司，只要连接做得好，分布式办公可以与在办公室办公同样高效。
各个公司已经开始稳步进入分批复工的阶段，但目前的形势看，无论是居住地回工作地需要自我隔离 14 天，还是线下办公依旧需要错时、分批、防聚集。在疫情情况尚未正式明朗的阶段，远程办公依然是许多公司——尤其是科技互联网企业——以及许多员工目前的选择。
曾经没有尝试过远程办公形式的企业，在过去两三周被迫开始试水这种办公方式。远程办公是手忙脚乱还是井井有条，这既取决于不同的工作类型，也取决于公司在线上的管理。
互联网行业无疑是最适合也是最适应这种办公形式的行业之一。善用各种软件和平台的互联网工作者们，完成工作内容、沟通工作进展、向同事交付工作，几乎都可以通过线上的形式解决。但在丰富和完善的办公套件之外，如何在远程办公的情况下进行项目协作，公司管理，这是每个公司都会遇到的挑战。
作为以人性管理和多元办公著称的 Google，也是最早拥抱远程办公的大公司之一。Google 不仅允许部分员工，让员工在特定情况下远程办公，还开发出诸多基于云端协作的办公套件。
Google 更倾向于用分布式办公来形容远程办公这种方式。分布式办公，即分散在不同地点进行办公，这些地点可能是居家，可能是庞大的公司园区中的分属两段的办公室，也可能是出于不同工作地进行同一个项目的团队。如何不在一处仍能合作无间，让分布式办公运转起来的核心，就是远程协作。
远程协作的重中之重，一是流程，二是员工。流程决定了员工与员工之间，部门与部门之间，上下级之间能否良好协作，员工之间的交流则决定了身处异地的团队能否齐心协力。
Google 用三个环节，串联起远程协作。
创造联络环节
无法处于同一空间，那就保证协调时间。时间协调是远程工作中的重要一环，时间规定不清晰，就会出现信息接收和回应时间差，视频会议人等人，关键时刻找不到人等等耗时耗力耗感情的问题。
规范和准则可以明确界定团队应该如何协同工作。Google 建议团队中的领导层，把时间规范化，比如非工作时间的邮件回复；跨时区信息同步；提前告知会议时间，以及预计会议时长；会议时间是否在员工的非工作时间······如果无法保证时长可以控制，那就保证时间可以确定。
视频会议是目前是远程工作中最常见的交流方式，通常要求处于异地的员工统一在线，那就需要提前做好协调工作。Google 要求先准备好视频会议的条件，比如预定办公空间；协调不同时区和工时安排；测试网络和视频所用的硬件软件……保证所有人可以准时坐在运转良好的摄像头前，这是视频会议能发起的首要条件。
保持联络状态
在提前各自测试软硬件可以正常运转后，身处在一个适合开会的环境中后，就到了会议环节。视频会议和线下对谈最重要的区别，不在于分毫的网络延迟，更多的是员工能否感受到和同事的「交流感」。Google 就非常看重每个个体员工之间的连接，这种连接创造了团体工作中的「氛围感」。一个人站在办公室里，和他只存在在 15 寸显示屏中的一个角落，这两者的存在感不同。
因此 Google 会希望员工视频会议中，不关闭麦克风和摄像头，保持每一个员工在声音和眼神的连接，也要对其他同事的工作有所反馈和认可，或许只是一个点头致意，随声应和一句「嗯」，保证每一种声音都会被倾听。在视频会议里，哪怕是非工作内容的寒暄插曲，都会带来 Google 所推崇的「团队氛围感」。
Google 也建议，要把线上会议看作像线下会议一样，准备好相应的材料和文档。不管是同事还是领导，要在讨论环节主动询问不发言员工的意见。
实现情感连接
无法处于同一空间，但也要保持情绪连接。远程工作中，流程可控，人不可控。昔日邻桌同事纷纷变成网上邻居，关掉屏幕后的工作无迹可查。Google 认为，要把屏幕一角的同事就当作坐在隔壁工位一样去交流。
Google 鼓励员工主动社交，在会议正式开始前的几分钟，大家围绕生活进行一些闲聊，分享一些最新动态，介绍周围所在地环境；在会议结束后，团队自行建立聊天群组，不仅可以随时讨论工作相关问题，也可分享一些有趣的社交内容，相互问候相互打气，甚至是一起「云咖啡」、「云聚餐」……这些主动的方式让员工们融入彼此的生活。把真正意义上的人际互动引入到枯燥乏味的视频会议中，引入到单纯靠网络连接的社交关系中，就此让一个团队中的员工建立起互相了解和信任的关系。
如果只是在家的话
以上所述更强调谷歌作为一家跨国大公司，一定会遇到的分布式办公中可供参考的建议。但现实情况是，更多人目前遇到的是要被迫留家办公的情形。原因可能来自于疫情这种特殊情况，也可能只是家人生病、照顾小孩、路况和天气不好等常见情况。总之，谷歌就宅家办公的员工，也给出了非常人性化的建议。首先是环境的选择，不同于分布式办公时，可以预约到公司的办公室或安静的咖啡厅包间，宅家办公里，家就是唯一的选择。谷歌建议，如果是讨论复杂的，或是需要广泛参与的话题时，开个群组视频的效果要比群聊、电邮、即时通讯要更有效率。视频时，需要注意房间背景、灯光不要过暗过明、还有电脑摄像头的稳定性。持续晃动的摄像头和滋啦作响的麦克风，对其他同事可是一种沟通折磨。
保持信息共享，这包括切换到你的显示屏，在家办公通常使用的都是个人电脑，这就需要确保电脑上内容显示聚焦在工作，在共享屏幕完成后记得及时关闭。同时，谷歌也建议，保持生活的原态，居家不用过于严肃，不用过于在意家装如何、家庭成员会不会出镜入镜、可不可以短暂离开屏幕……偶尔跳脱出工作情境中的时刻，也是缩短同事之间距离感的瞬间。
对 Google 这样的跨国大公司来说，还有许多其他要考虑的问题，比如跨时区、跨文化，考虑到各个时区工作伙伴的非工作时间，Google 会建议员工之间相互理解和配合，领导定期轮换会议时间，以减轻时区差异带来的负担。文化和地域差异会影响人们的偏好和认知，以及待人接物的方式和行为，这也要求领导考虑到不同工作伙伴的文化背景，比如宗教、当地节日、沟通习惯等等方面，对员工进行一对一讨论，倾听、支持、包容他们的需求。
无论是大公司还是小公司，只要连接做得好，分布式办公可以与在办公室一起办公同样高效。在高效利用云端协作服务同时，跳出工具，回归到每个团队，每名员工，每个身处异地的工作伙伴本身，这一个个节点才是产生连接的基础。或许办公室在未来会消亡，但协作、社交和人本身，依旧会是人类社会进步的基石，这也是 Google 从《重新定义公司》到《重新定义团队》中，无数次强调的公司文化之一：在互联网时代，Google 扁平化、自由组织、无需成人监管的管理模式，才是激发团队创新的动力 。
责编：宋德胜
题图：谷歌官网
