用Keep替代OmniFocus作GTD时间管理

用Keep替代OmniFocus作GTD时间管理

OmniFocus 被称为 GTD 时间管理的神器,可惜除了昂贵的价格外,它只能在 Apple 的生态系统中工作。这里我们介绍使用 Google Keep 替代它的方法。

与其它时间管理的工具相比,Keep 更简单易入门,尤其是可以利用其颜色的功能来实现对各种事项的归类管理。

OmniFocus的GTD理念

OmniFocus 和 Keep 是两款设计目的不同的产品,所以替代并不是指功能上一一对应。但OmniFocus 是依照 GTD 的理念设计,所以我们探讨的是如何按照 GTD 的方法使用 Keep。

GTD 的主要原则是先将各种事项集中放在一个收件箱中。OmniFocus 的收件箱就是一个放置各种临时想起或接到的各种事项的地方,各种想到的杂事都可以往里面方。之后再从中筛选,将各种事项按照处理的时长、场景等因素分到不同的文件夹中,再对这些事项划分执行步骤。OmniFocus 的最大优势就是可以对事项进行无限层级,就像复杂的项目管理系统。

如何用Keep实现?

看到 OmniFocus 可以无限层级,就知道它可以处理多么复杂的项目。但我们使用 Keep 就可以满足多数个人时间管理的需求,主要就是通过它的颜色特点来实现 OmniFocus 的文件夹归类功能。

Keep 一共提供了八种颜色来标记,你可以自己按照需要定义每种颜色的含义,但这里我们以 Galácia 提供的选色方案为参考。

灰色:收件箱

就像 OmniFocus 的收件箱,放置那些孤立的、突发奇想的、暂时没有细分归类的以及各种临时性的事项。你也可以把各种随手记的图片、想法也放在灰色笔记中。

GTD 提倡每天检测自己的任务事项。在你自己习惯的回顾时间(想想 Any.do 的 Moment),思考灰色收件箱中哪些事项是可以归类细化的,哪些是可以在 2 分钟内立即完成的,哪些是可以留在以后参考的。

收件箱中内容是每天都必须清空的,要么移到其它颜色笔记中,要么就立即归档。

白色:立即执行

GTD 将 2 分钟作为事项的分水岭,建议 2 分钟内可以完成的任务要立即完成。白色笔记就是放置这些内容。可以是将灰色收件箱中事项移过来,也可以是接到任务后就知道 2 分钟内可以解决的事项直接创建。

这些事项可以以待办事项(to-do list)的形式放在一个笔记中,当合适的时机出现后就立即执行。笔记中的所有事项完成后立即归档。

蓝色系:复杂的项目

蓝色、绿色、深青色(teal)是 Keep 中三个接近的颜色,用它们来标记需要 2 分钟以上时间执行的事项。它们可以分为以下三个类别,按自己的喜好选择对应的颜色吧:

  • 今后某天事项:不需要立即执行的,没考虑清楚什么时候去做的,都可以放在其中。为了避免混乱,只能有一个这样的笔记,用待办事项的方式列出。

  • 等待事项:这些事项不是你一个人可以控制的,需要等待其他人的合作,或某个特定的时机或条件。

  • 项目:用 Keep 记录项目肯定不如 OmniFocus 强大,但每个项目一个笔记,用待办事项的功能来列出执行步骤,还是能满足基本的需求。

黄色:提醒

Keep 也有提醒功能,其实不是特别管用。如果你有什么日程安排,还是用谷歌日历更实在。但这个黄色提醒可以配合灰色的收件箱,临时放置没有放入日历的安排,或者那些需要在特定时间执行、但 2 分钟内就可以完成的事项。

橙色:其它

剩下橙色一种颜色了,按你自己的需要使用吧。可以做购物清单、阅读清单,或者辅助某些复杂、太需要多个层级细分的项目。在笔记标题中标记清楚就行了(见配图)。

后记

Keep 只是一个简单的便签笔记类产品,但灵活的利用颜色功能也能实现 GTD 时间管理的作用。不过和专门按 GTD 理念设计的 OmniFocus 相比,还是需要用户自己定义的成本。

但对于广大的 Android 用户而言,Keep 是替代 OmniFocus 的入门级 GTD 时间管理工具的不错选择。当然,如果今后 Keep 还能有标签的功能,才会更强大些。

OmniFocusGoogle Keep时间管理
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