Getodo:普通人的任务管理利器

Getodo:普通人的任务管理利器

买了 OmniFocus 之后,很多时间不是用来高效工作,而是用来研究 OmniFocus 了……

去年 Twitter 中文用户群中有人开博客介绍 OmniFocus 和它背后的任务管理思想体系,然后他得到了上面这样的调侃。

就像我们之前介绍马克·赫斯特的任务管理思想时提到的那样,任务管理工具的问题是,简单的工具太简单,复杂的工具太复杂。功能与易用性之间的平衡,是任务管理工具的永恒话题。这一周的“每周一品”栏目,我们选择介绍 Getodo 这个任务管理工具,在我们看来,它在功能和易用性之间取得了很好的平衡。

Getodo 是什么?

简单地说,Getodo 是一个任务管理工具,目前提供 iPhone 版本网页版本

按照 Getodo 的官方说法,它是一个“简单好用的备忘记事工具”,而我自己在介绍 Getodo 时更喜欢使用的说法是“普通人的任务管理利器”。这个说法有两层含义:

  • 这是一个普通人可以快速上手的工具。Getodo 不要求你先学习一整套任务管理思想才能高效地使用它,也不提供复杂庞大的设置界面让你纠结每个选项究竟是什么意思。大部分情况下,当你打开它,翻过简单的使用指导之后,你就已经会用了。
  • 这是一个为普通人的任务管理需求设计的工具。Getodo 的特性设计和操作手法,为普通人的任务管理流程做出了优化。在下面的部分里,我们会详细地考察它的诸多细节优化之处。

Getodo 怎样进行任务管理?

Getodo 的基本结构很简单,下面左边的是主界面的样子,一个简洁的任务列表带底部三个按钮;右边的子任务界面,也不过比主界面多了一个顶部指示条。

而在这样简单直观的界面设计之下,则是开发者对任务管理方式独具匠心的理解:

快速输入,与快速协作

所谓易用,就是无需学习一个新的方式就可以去做一个新的事情。

——王沛,Getodo 开发者

用一个 iOS 应用来管理任务列表,最麻烦的恐怕就是在输入任务的时候了。iPhone 的特点是:中文输入操作非常悲剧低效,点击和拖动操作却非常顺畅自然。

于是 Getodo 有这样一个设定:所有的输入操作都不强制在手机上完成,你完全可以用浏览器打开同样简洁的网页版界面来快速输入任务。而主要会在手机上完成的任务调整和设定工作,则大量采用简单直观的手势操作,最大限度地发挥 iPhone 的触摸屏优势。

任务的完成是需要协作的。协作和沟通的方式有很多种,如果你和我一样需要使用 Basecamp 追踪团队工作进度,估计你也早就已经习惯了一天 N 封新邮件通知的生活:你先需要去设置邮件推送方式,收到邮件之后点击链接进入 Basecamp 网页,如果碰巧没有登陆的话还需要先登陆一下……

问题是,作为一个轻量级的任务管理工具,这种步骤能不能简单点?Getodo 的答案是——能。

Twitter 和微博的流行,已经让通过 @ 符号向好友发送信息的习惯深入人心,以至于 这个功能甚至出现在了 QQ 和人人网这样的非微博社交工具上。在这种情况下,Getodo 通过 @ 好友的 ID 来进行任务协作,显得顺理成章,易于接受——想要和某人一起完成一项任务?直接 @ 他就好。配合通知推送系统,任务的协作和追踪变得简单起来。

而 Getodo 在这方面走得更远一步,不仅会通知你有人 @ 了你一条任务,还会通知你与这条任务相关的各种后续操作——修改内容、改变时间、删除任务…… 比如下面这个情况:我可以在系统通知中心看到 @ 给我的那个人改变了约定时间,重新发了一条新任务,然后又把已经失效的旧任务给删掉了:

不过,要让基于 @ 的协作用得更广泛,对于用户量有一定的要求。而作为开发者,王沛的解释是,大部分的个人待办事项都来源于身边,因此在家人朋友,小型团队这样的小圈子里,@ 是最简洁有效的协作方案。

无限拆分,与全程追踪

一个任务管理软件经常很难被坚持使用下去。这其中的一个重要原因,就是事情的模糊性。

——王沛,Getodo 开发者

如果我希望在六个月里学会 Android 应用开发,那么直接往待办事项里添加一条“掌握 Android 应用开发”的效果,其实就跟没添加一样,每天看着距离结束日期还有好几个月,也很容易松懈和拖延。正确的做法是,我必须把它细分成很多个子任务,一部分子任务下面可能还要有更多子任务,明确地预估和排定每个子任务依次要在哪几天内做完,然后持续地执行六个月,直到最终完成任务。

Getodo 用一个简单的特性解决了这个“下手难”的问题——子任务无限拆分。点击每一条任务,都可以打开下一层来设定多个子任务,子任务还可以继续打开到下一层进行进一步的拆分,这样的拆分是可以无限进行的。比如下面这个界面,可以看到上一层任务是“会议准备”,而“准备三种不同尺寸贴纸”下面则还会有 3 个子任务。

这样的特性设置让 Getodo 成为了对抗拖延症的实用利器。不管多么庞大的任务,都可以进行有效的多层拆分,最终细分到每一个简单的小步骤。随时划掉完成的步骤,一步一步走过来,而不是每天看着距离结束时间还有好几天不知道如何着手进行,直到最后关头猛然醒悟通宵赶工草草做完。

灵活整理,与直观排序

制定满满的日程表时,很有成就感;真正执行时,阻力重重。

——王沛,Getodo 开发者

传统上,待办事项列表是要和日程表搭配着用的:每晚睡前满满当当地排好第二天的日程,然后第二天有条有理按部就班,这是最理想的状态。

问题是,人并不总是这样理想地活着,生活中的事情也并不总是像领导人的接见日程一样有着精确不变的开始结束时间,各种琐事的先后顺序恐怕更多地取决于当时当地的具体场景和心情。在这种情况下,灵活地调整优先级、任务嵌套结构和提醒时间显得非常重要。

作为一个恰到好处地利用手势操作的应用,在 Getodo 里,你可以通过简单的拖动操作随时把一项子任务从一个任务下调整到另一个任务下,也可以用简单的上下拖动方式调整同一层任务列表的优先级(下图左),而改变任务的提醒时间,也不过是拨动一下时间选择盘而已(下图右)。灵活高效,随时可变的任务整理和排序能力,正契合普通人的生活状态——在心情和场景合适的时候做最愿意着手的事情,而不是拘泥于日程表的安排强行按部就班地完成。

而在与开发者的交流中,我们还得知未来新版本的 Getodo 还会在任务和操作的直观性上有更多的改进和加强。开发者表示“看似不严格但是灵活的方式,反而有助于事情的完成”,我们的感受,也确实如此。

Getodo 的未来

为什么会选择开始做 Getodo?一方面是自己的需求,对现有工具普遍不太满意。另一方面是自己不断意识到,以我们现在的团队,必须专注在一件小事。

——王沛,Getodo 开发者

如前所述,目前 Getodo 有 iPhone 版本和网页版本,在我写这篇文章的时候,iPhone 版本正在圣诞限免当中

Getodo 的团队目前只有两人,用业余时间做出这样一款精致独到的应用。就像开发者说的那样,在满足自己需求的同时,也同样满足了很多纠结于任务管理工具的普通人。这样的努力得到了很多肯定,开发者自豪地向我展示用户给出的大量五星评价,而 Getodo 也获得了极客公园 2012 年度创新产品评选提名

谈及未来的规划,两个人仍然在对任务来源和任务直观性这样本源的问题进行更加深入的思考和探索,同时 Android 和 iPad 版本也正在推出的计划之中。

做一个精致的应用,把它做到极致。这是我们从 Getodo 这个产品上看到的精神。

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