律师的GTD——专访创新工场法务总监林莺

律师的GTD——专访创新工场法务总监林莺

一直以来,效率是大家在工作中一直不断被提到的问题,如何提高工作效率,如何改善效率成了大家在思考和面对的问题,于是各种各样的GTD工具不断出现,面对眼花缭乱的工具,如果不加以选择,只会在工具的海洋中迷失,从而离GTD的目标越来越远(更多详情参见:Gootodo 与马克·赫斯特的 Todo List 产品设计思想)。对此,极客公园专访了创新工场的总法务官林莺女士,希望通过她的回答,能为大家提供一些思路和方向。


林莺律师简介:

 林莺 创新工场总法务官

林莺女士长期致力于公司、证券、基金、风险投资、重组并购等领域的法律业务,具有丰富的法律事务从业经验。加入创新工场前,曾在大成律师事务所担任合伙人,并在此前任金杜律师事务所律师,为众多知名企业的境内外融资、重组、上市提供了专业法律服务,也为大量创业企业、基金提供了全方位的法律服务。她毕业于对外经济贸易大学,曾取得经济学学士学位、法学硕士学位,现为在读法学博士。



问:可否描述一下你的一个典型的工作日?

早上起来,先查看一遍邮件,有些邮件可以不需要过多处理即可回复的那种,就会马上回复,需要处理以后回复的,就放在待处理的文件夹里,邮件所标注的事项加入今天的待办事项。

问:在工作日的事务处理当中,你的事务会分成多少个等级?分别是怎样的划分规则?这些不同的等级对你来说意味着什么?

1: 从维度划分,分为单个项目时间管理和总体时间管理

(1)单个项目列工作时间表,以便能对一个项目需要的时间总量、以及在某个时间段或者时间截点上需要的时间有所预期,从而对未来资源的分配有个概念,并能提前准备,譬如,在个人时间上能先做出预留,在团队上,提前安排出合适的人选备用,甚至提前招人;

(2)总体时间上要根据单个项目进行协调安排,毕竟,一个律师会同时处理多个案子、多个项目。当同时需要处理的事情增多的时候,就容易显的混乱,此时,有几个方法,尽量使事情变得有序:

(a)在每增加一个项目的时候都根据项目时间表对总体时间安排进行调整,并保留一定的时间留作机动安排;

(b)记下关键时间点,并设置提示时间,根据事情具体的情况,提前一周、两三天或者半小时;

(c)用工具的方式帮助自己记忆,释放大脑。

(d)定期温习自己的记录;

(e)在安排团队任务的时候,结合自己的时间表,使得他们在做各自的任务时,必须要提前向你做出提示。

2: 从线索上说,分为主线任务和插入任务

每个人在工作的时候,都不可能按部就班,届时一定会时不时的出现一些突发事件,所以除了在时间安排上需要留出一定机动时间外,具体处理时也有些办法:

(1)每天早上上班时第一件事就是列一下当天需要做的to-do-list,这些就是当天的主线任务,同时也要想明白,主线任务中哪些是当天必须完成的,哪些可以稍微拖一下;

(2)突发事件到来的时候,如果可以几分钟内处理完的,就立刻处理,这样可以有效减少待完成的任务数,可以减轻些精神压力;如果时间需要花费比较多,那么就根据轻重缓急分一分,重要、着急的事情,立即处理,否则就留待完成主线任务后再处理;

(3)现在很多任务的产生都来自于邮件,我们每天上班的时候都会查邮件,这样可以帮助我们对主线任务进行调整,这也是我喜欢早上做to-do-list的原因,有不少朋友也会头一天晚上做;

此外,还有很多邮件会带来突发任务,我一般是完成了一项主线任务后才会去查一次邮件,然后分类处理。我一般不太相信,真正紧急的事情会只有一封邮件,而没有电话,所以,我不会实时查邮件,这会完全打乱我工作的连续性,降低工作效率。当然,也有朋友告诉我,律师是这样,但在公司里未必,有时候领导虽然着急,但也不会打电话,这点,我还在摸索中。

3:从事项上说,根据重要性和紧急性分类

曾看到过一本书,说事情分为四类,重要而紧急的、重要但不紧急的、不重要但紧急的、不重要也不紧急的。这种分类,对我很有启发,我在将一个任务是否列入主线任务、提前多少时间交给团队处理,以及交给团队中哪个成员处理的时候,都会以此为依据进行安排。一般来讲,

(1)重要而紧急的,我会列入主线任务,亲自处理,只会将一些支持工作交给团队;

(2)重要而不紧急的,我会提前请团队进行准备、支持工作,然后亲自处理;

(3)不重要但紧急的,请团队中得力的人立即处理,我会要求其随时汇报进度,并及时解决其中可能出现的问题,因为不会有返工的时间,然后根据具体情况决定,自己是不是看;

(4)不重要也不紧急的,我会安排给团队,甚至作为新人的练手任务,由老人监督,我只要安排好完成时间(一般会比deadline有个提前量),然后听取汇报。

4: 从主体上说,分为个人时间管理和团队时间管理

以前律师单打独斗的比较多,可能带一个助理、一个秘书就足够了,但现在不行,尤其是从事非诉讼业务的律师,有时候做一个项目就需要铺上去数十个人,所以培养核心团队是非常必要的,这时候,就需要团队时间管理了。

团队时间管理是非常有艺术性的,很考验人的智商和情商,毕竟人不是机器,得要充分利用各自的特点,才能有效管理,总体说来:

(1)根据团队人员的年级、特点安排工作,组成单个项目的项目组,并要求他们也按照前三项方法进行各自的时间管理;

(2)好的团队一定要有阶梯,因为律师团队是比较不稳定的,容易变动,所以有好的阶梯才能确保任何时候都有人能做senior的人才能做到的事情。时间管理上也需要按照这个特点进行,老人管理新人,帮助新人安排任务,确定时间;负责人只要向老人确定确定时间要求即可。

问:我们知道律师平日需要处理的事务很多很杂,你是否在用一些 GTD 方法来让工作变得更有效率,让生活变得更丰富?你都用什么样的GTD 工具?在什么场景下用?

我一直觉得工具只是一个工具,我比较传统,一般就是邮件任务栏、excel表,还有笔记本,根据我目前的工作习惯笔记本记录一些零碎的琐事,邮件任务栏可以记录和提醒我需要做的事,excel表用来跟踪项目的进度和完成情况。

问:在考虑一种GTD 工具时,你最看重的是什么?

主要是简单和快捷,过分复杂的工具在使用当中反而会影响效率,简单的任务管理和时间管理相结合会更有效率,当然,这也要根据个人工作习惯而定。

问:人脑和机器的结合似乎是一种较好的提高效率的方式,对你来说,怎样程度的结合是最好的?这种结合在律师行业里是否普遍?

在我看来,能够给机器去做的事,就让机器去完成,比如时间提醒和日程提醒,但不能过分依赖工具或机器。对别的律师我不是很了解,但就我来说时间提醒类的工具还是比较常用的。

问:你如何管理你的碎片时间?

我的碎片时间一般做一些零碎的事,比如刷刷微博,回复一些简单的邮件什么的。

问:律师需要记忆的事项很多,你是如何收集、组织、使用这些记忆的?

对于知识的收集和整理,我是以 Wikipedia 的形式来完成,自己建立自己的数据库和小百科,工作中遇到的案例和涉及到的相关法规都会及时在 Wiki 里面汇总整理,也会在空余时候拿出来看看,时间久了就会慢慢形成自己的知识库。

问:你如何保持自己的竞争力?

我会订阅一些最新的法律法规的报刊和邮件,不断充实自己的法律体系,相信不管在任何一个行业,保持不断的学习能力是保持持久竞争力的必要条件。

采访最后,林莺老师也强调,时间管理最大的误区就在于把精力花在工具上,而非养成良好的工作习惯上。有了好的习惯和意识,再简陋的工具也能发挥强大的效率。

本次采访得到知乎的成远同学大力帮助,在此表示感谢。

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