Gootodo 与马克·赫斯特的 Todo List 产品设计思想

Gootodo 与马克·赫斯特的 Todo List 产品设计思想

你是否也正在被这样的场景所困扰:电脑显示器四周贴满了记录待办事项的便签纸条,每天盯着这些纸条让你感到心神不宁;Todo List 软件里密密麻麻排列了几十则待办事项,而其中的大部分根本不是今天要完成的事情,每次看到长长的列表都很焦虑;每天花费很多时间从邮件中把信息复制甚至抄写到待办事项列表当中,而当真正需要完成这些事项的时候却又要反复翻找邮件或者在硬盘里寻找相关的文件………

前不久与技术哲学家凯文·凯利一起出席东西论坛的互联网创业家马克·赫斯特在其专著《比特素养》(Bit Literacy)中总结了其对高效率 Todo 管理软件的看法,提出了对以上这些常见问题的解决方案,并开发了 Todo 管理软件 Gootodo 来帮助用户高效管理待办事项列表。

Todo 的生命周期与 Todo 类软件的基本特性

马克·赫斯特考察了每一条 Todo 从建立到完成所需要经历的生命周期,并将其分为四个阶段:

  • 建立(Creation):当用户得知某件待办事项时,他将建立一则 Todo,以便提醒自己在某个特定的时间去完成这一事项。
  • 休眠(Inactivity):当一则 Todo 并不需要立刻完成时,它将进入休眠状态,在建立之后的一段时间里并不对用户产生影响。例如用户在周二建立了一则周六前往中关村的 Todo,则从周二到周五这则 Todo 处于休眠状态。
  • 激活(Activition):当用户开始着手完成 Todo 中所述事项时,这则 Todo 开始进入激活状态。例如在上面的例子中所提到的 Todo 将在周六进入激活状态。
  • 完成(Completion):指 Todo 中所述事项已被完成,或 Todo 中所述事项已经失去其意义而被用户删除。

马克·赫斯特认为,为了让每条 Todo 平滑地完成其生命周期,Todo 类软件应当具有以下四个特性:

  • 将每则 Todo 绑定到一个激活日期。每则 Todo 都应当有自己的激活日期,且 Todo 应用应当仅向用户展示当天被激活需要着手办理的 Todo 列表。而向用户隐藏处于休眠期的 Todo 项目。
  • 允许用户从电子邮件中方便地建立 Todo 项目。电子邮件是用户获取 Todo 需求的重要来源,因此应当允许用户从电子邮件中直接建立 Todo 项目,并直接将其绑定到对应的激活日期。
  • 允许用户为每则 Todo 项目设定不同的优先级。
  • 为每则 Todo 项目提供一个标题栏(类似于电子邮件的主题)和一个详情区域(类似于电子邮件的正文)。以便于用户完整保存每则 Todo 的相关信息,而不必另外记录或者反复打开相关邮件寻找信息。

Gootodo:马克·赫斯特 Todo 管理思想的实践

马克·赫斯特认为,当前大部分的 Todo 管理软件都或多或少地存在缺点,总结起来主要有两大类:

  • 一类 Todo 管理软件功能过度简陋。很多 Todo 应用拥有简洁的界面、流畅的交互和突出的特色,然而功能过度简陋。例如 Todo 项目无法绑定到特定的激活日期,用户们必须终日面对并不需要立即着手完成的 Todo 项目;又如一些应用只允许用户用一句话来描述待办事项内容,而不能完整保存待办事项的详情,马克·赫斯特认为这样的应用“就像只能写标题不能写正文的电子邮件程序一样可笑”。落入这一类别不幸中枪的有 Clear 等著名的轻量级 Todo 应用。
  • 另一类 Todo 管理软件功能过度复杂。很多具有 Todo 管理功能的软件提供过度复杂的功能和特性,用户被淹没在菜单、标签、分类、色彩、弹出窗口等各种元素当中,花费大量的时间去适应和调整软件本身,而无法将精力快速集中在 Todo 项目的内容上。Outlook 是这一类庞然大物的典型代表,根据 Outlook 2007 的官方帮助文档,从一封邮件新建一则 Todo 需要多达 14 个步骤,完全新建一则 Todo 项目则需要多达 15 个步骤。

为了实现自己的 Todo 管理思想,马克·赫斯特开发了 Gootodo 这一 Todo 管理软件。Gootodo 完全实现了马克·赫斯特为 Todo 类软件设定的四个特性:

将每则 Todo 绑定到一个激活日期

在 Gootodo 中,每则 Todo 项目都有自己的激活日期,并在醒目的位置提供了重新设定日期(Redate)的选项:

用户进入 Gootodo 时,将只看到当天处于激活状态的 Todo 项目,所有处于休眠状态的 Todo 项目都将被隐藏,以防止这些不必要的内容分散用户的注意力。让用户集中精力处理当天需要完成的 Todo 项目。

灵活地从电子邮件中新建 Todo 事项

Gootodo 非常重视从电子邮件中新建 Todo 事项的需求,并在这一方面进行了着重优化。通过一个简单的转发邮件步骤,用户不仅可以方便地添加 Todo 事项,更可以方便地将事项绑定到任意一个激活日期。

  • 当用户转发邮件给 today@gootodo.com 和 tomorrow@gootodo.com 时,将新建 Todo 项目并绑定到当天或第二天。
  • 当用户转发邮件给类似 monday@gootodo.com(星期一), tuesday@gootodo.com(星期二)这样的地址时,将新建 Todo 项目并绑定到这一周的相应日期。
  • 当用户转发邮件给以时长为前缀的 gootodo 邮件地址时,将从当天算起后推相应的时长新建 Todo 项目。例如当转发邮件给 2d@gootodo.com,3w@gootodo.com 和 1m@gootodo.com 时,将分别新建 Todo 并绑定到从当日算起后推 2 天,3 星期和 1 个月的日期。
  • 当用户转发邮件给以特定日期为前缀的 gootodo 邮件地址时,将新建 Todo 项目并绑定到对应的日期。例如转发邮件到 june3@gootodo.com 将新建 Todo 项目并绑定到当年的 6 月 3 日。

这样的特殊优化在实际使用中非常有用。通过在发送邮件的同时密送(bcc)给一个 gootodo 邮箱,可以在对应日期到来时自动发出提醒。例如在下图所示的例子中:

通过密送给 may3@gootodo.com 邮箱,到 5 月 3 日的时候就可以自动得到提醒以便完成相应动作。

允许用户为每则 Todo 设定不同的优先级

和大部分 Todo 管理软件一样, Gootodo 可以通过拖动的方式方便地对各个待办事项进行排序,以便让最重要的事项出现在列表的最上方,或按照一定的顺序依次完成各个事项。

保存每则 Todo 的详细信息

Gootodo 非常强调完整保存每则 Todo 的详细信息,以便于用户直接在 Gootodo 中获取与 Todo 项目相关的所有信息,高效地完成工作,而不必再额外翻找资料或重复打开邮件进行查询。

Gootodo 为每个 Todo 项目提供了一个摘要区域和一个详情区域,而当用户从邮件转发 Todo 项目到 Gootodo 时,邮件主题会自动填入到摘要区域,邮件正文会自动填入到详情区域。邮件的附件也将被完整保留在 Todo 详情页面上。确保用户无需借助其它工具既可获得与 Todo 项目相关的所有信息。

工具技巧todogootodo产品构想Mark Hurst
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