彻底清空你的收件箱

彻底清空你的收件箱

Email 是互联网上应用最广泛的通讯方式,也是人们在工作和生活中使用最多的通讯工具之一。大量 Email 带来的是沉重的过载,因此修复 Email 的讨论不绝于耳号称 Email 杀手的服务也层出不穷。尽管 Email 本身或许存在诸多问题,但是在未来很长一段时间里 Email 仍然会与我们形影不离。怎样有效减轻大量 Email 带给我们的过载感觉,在面对大量 Email 的时候提高工作效率?答案很简单——彻底清空你的收件箱。

为什么要彻底清空收件箱?

大部分人的收件箱里都静静地躺着成百上千的邮件,未读的在上面,已读的在下面。大部分人仅仅满足于将收件箱的未读数清零,很多人甚至连将未读数清零都难以做到。收件箱里总是有那么几封甚至几十封未读邮件。未清空的收件箱为用户带来的是显著的负面影响:

  • 难以做出高效回复。当未读和已读邮件交错混杂在一起的时候,用户将难以对每封邮件做出及时的回应。随着未读邮件的持续增多,很多重要邮件甚至会被用户遗忘,造成工作和生活的失误和损失。
  • 难以区分邮件的重要程度。当收件箱中充满邮件的时候,用户将很难快速判定和区分每封邮件的重要程度。在 Gmail 等少数邮箱服务中用户将只能依赖系统的优先级算法来区分邮件的重要程度,在其它大部分邮箱服务中甚至连这一点都做不到。
  • 难以记住邮件内容。当收件箱中充满邮件的时候,要记住邮件内容变得十分困难。用户将不得不反复打开某一封邮件来确认其中的内容,这将显著地浪费时间,降低工作效率。
  • 给用户带来心理压力。邮件数量的过载很容易给用户带来心理上的影响,使用户长时间处于工作压力的阴影之下,类似“我是否遗漏了哪封重要邮件”这样的心理阴影也挥之不去。
  • 影响团队工作效率。当一名用户由于收件箱的拥挤而变得低效时,其所在团队的工作效率也会被同样拉低,更可怕的是很多情况下团队中的大部分成员都处于这样的低效状态。
  • 加大丢失信息风险。Microsoft Outlook 和 Mozilla Thunderbird 等大部分邮件客户端,在收件箱中包含大量邮件时运行速度都会显著变慢,甚至发生程序崩溃丢失所有信息的事故。

为什么可以彻底清空收件箱?

对于大部分人来说,未读和已读邮件充满收件箱的原因归根到底很简单——他们将 Email 本身和 Email 中包含的信息混为一谈,赋予了 Email 很多不必要的功能。

Email 本身只是一个信息的载体,而真正有价值的是其中所包含的信息内容。这些信息分属不同的种类,因此这些信息应当被分流到各自所属的软件应用中,而不是以 Email 的形式停留在收件箱里。下面是一些常见的误用情况:

  • Todo 列表。Email 经常被用来发送待办事项,很多时候这些 Email 会被保留在收件箱里以免忘记。然而这是一个相当低效的做法,因为这些内容应该属于 Todo 列表而不是收件箱。
  • 项目文件夹。以 Email 正文或附件的形式发送会议记录、报表文件、项目报告是很常见的做法。这些内容很多时候也会被保留在收件箱里,而正确的做法应该是把这些文档分门别类保留在专业的项目管理软件或相应的项目文件夹里。
  • 日程表。“周日上午去中关村”、“明天早上十点到十二点开选题会”、“今晚七点一起吃饭”这样的 Email 也常常会被保留在收件箱里作为提醒,然而正确做法是把这些内容标在日程表上等待到时自动提醒,而不是低效地反复查看收件箱确认日程。
  • 浏览器书签。“把那个网址发我邮箱吧”,然后这封邮件就被保留在收件箱里每次要打开网址的时候都去翻出邮件来看一看?为什么不把网址放到浏览器书签里?
  • 地址簿。“把你的电话和地址给我发一份”然后这封邮件就一直被放在收件箱里以备日后查询?这些信息应该录入到地址簿里不是么?

也就是说,清空收件箱的过程,其实是一个分流信息的过程。当所有信息都被分流到合适的地方去的时候,这些信息的初始载体——Email——也就没有存在的必要了。收件箱也就会被自然而然地清空。

怎样彻底清空收件箱?

温和方案:“三重唱”法

Lifehacker 的作者之一 Gina Trapani 使用“三重唱法”来清空她的收件箱。“三重唱法”需要用户在收件箱中设立三个文件夹/标签——跟踪、暂存和存档。对于自带存档功能的 Gmail 用户来说,则只需要建立“跟踪”和“暂存”两个标签既可。

  • “跟踪”文件夹中包含所有与待办事项相关的邮件。这些事项应当与当前 Todo 列表中的项目相对应。
  • “暂存”文件夹中包含你在接下来的若干天中可能需要查看一下的信息。比如“顺丰快递单号”。
  • “存档”文件夹中包含所有你日后可能需要查看的信息。

三个文件夹/标签就位之后,即可开始清空收件箱的过程——

  1. 如果邮件可以在两分钟内回复完毕或其中提到的工作可以在两分钟内处理完成,那么立刻去做,做完之后将邮件移动到“存档”文件夹中。
  2. 如果邮件中的内容需要超过两分钟才能回复完毕,或者其中提到的事项需要超过两分钟才能做完,那么将它移动到“跟踪”文件夹中。
  3. 如果邮件内容是你在近期需要频繁查看的信息,例如上文提到的“顺丰快递单号”,那么将它移动到“暂存”文件夹中。
  4. 如果邮件的内容是你需要日后查看的信息,那么将它移动到“存档”文件夹中。
  5. 如果邮件是不属于以上任何一类的无用信息,将其删除。

通过上面的步骤清空收件箱,确保所有邮件都被移动到三个文件夹之中。然后,当“跟踪”文件夹和“暂存”文件夹中的邮件使用完毕之后,也将其移动到“存档”文件夹中。如果日后需要在“存档”中寻找某个信息,那么使用邮件客户端或邮件服务提供商的“搜索”功能。

进阶方案:马克·赫斯特的彻底清空方案

很显然“三重唱”法并不是一个最彻底的收件箱清空方案,用户在清空收件箱后仍然需要频繁地与“跟踪”和“暂存”文件夹打交道。并且随着时间的推移,用户会面临越来越大的“存档”文件夹。下面介绍一种更为彻底的收件箱清空方案:

马克·赫斯特是“用户体验”概念的提出者,在其专著《比特素养》(Bit Literacy)中,马克·赫斯特提出了一种彻底清空收件箱的详细方案。

查看并删除个人邮件

首先,查看收件箱中的所有个人邮件。将每封邮件中的信息分流到合适的地方,例如保存到电脑上的其它文件夹、打印出来进行处理、记录到相应的其它程序中、转发给相关人员等等。每封邮件一旦处理完成,立刻将其删除,不管这封邮件有多重要,都绝对不可将其留在收件箱内。

删除所有垃圾邮件

处理完个人邮件后,接下来应当处理的是垃圾邮件。尽管每个邮箱服务都有垃圾邮件过滤机制,但是仍然会有部分垃圾邮件侥幸混入收件箱,毫不犹豫地将这些邮件全部删除掉。

处理工作邮件

当个人邮件和垃圾邮件都被处理完毕之后,现在可以集中精力处理与工作相关的邮件了。

首先,将收件箱里的内容按照时间顺序排列,这样,最早的邮件出现在收件箱的最顶端。然后按照“打开-分流-删除”的步骤从上到下依次处理每一封邮件。当这个步骤进行完后,收件箱将被彻底清空。

根据邮件类型的不同,工作邮件可以被大致分为以下三类,对每一类邮件,采取不同的处理办法:

新闻类邮件:

根据时间的多寡快速阅读新闻邮件,然后删除。如果时间十分紧张,则仅扫视标题,或将其分流到稍后阅读类应用中,然后将其删除。如果时间充裕,可以阅读正文,并保存其中有价值的部分,然后同样将其删除。不要将任何新闻邮件留在收件箱内。

通知类邮件:

快速阅读通知类邮件,按照内容进行相应的分流,例如将会议通知标记到日程表上,或者将项目文件保存到某个相应的文件夹中,在分流完毕后,应当毫不犹豫地将这些邮件删除。

待办事项类邮件:

对待办事项类邮件的处理遵循“两分钟法则”,即:

  • 如果邮件中所述事项可以在两分钟内完成,则立刻去做,不管是否需要离开电脑。做完之后删除邮件。
  • 如果邮件中所述事项需要超过两分钟时间,则将其加入 Todo 列表,然后将其删除。

如果是第一次使用这种方案的新人,在面对收件箱里经年累月堆积下来的大量邮件时还可以通过各种过滤器来批量归纳和删除各种类型邮件,以便加快速度。不管怎样,必须牢记所有邮件的最终归宿都只有一个——被删除。

工具技巧Email电子邮件信息过载Mark Hurst
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