Email 需要修复吗?

Email 需要修复吗?

作为互联网上应用最为广泛的技术之一,人们对于 Email 的抱怨似乎永远不会终止,也有众多技术宣称要取代 Email,最近众多科技网站上又掀起了一阵如何才能“修复” Email 的讨论。

Email 存在问题吗

Y-combinator 创始人 Paul Graham 在其博客文章“那些令人震惊的伟大创意”中的观点是,Email 已经不仅仅是一个简单的信息通讯工具,更多时候担当了代办事项管理工具的功能。而做为这种工具,Email 的使用效果非常的差。他觉得 Email 协议本身需要进行变革,以待办事项功能为核心重新构建。

但我们是否应该认为,Email 之所以不是一个好的待办事项管理工具,是因为其本身就不是为了这个目的诞生的。从 Paul Graham 所描述的代办事项管理功能不佳,到人们对于天书一般的 Email 报错信息的抱怨,再到 Email 无法智能的处理收到的邮件… 人们的众多非议其实来自于同一个问题:人们对于 Email 的功能期望已经远远超越其原始的设计意图。

从原理上来说,Email 是一个分布式的、异步的信息收发协议,更应该归属于应用的底层开发框架,而非一款特定的应用。就收发信息功能来说,Email 的表现可谓无可挑剔:你发送一条消息,这条消息或成功送达收件方,或发送失败、返回错误报告供参考,不像微博私信,这一过程中不存在任何第三方的干预。Email 的成功之处正在于其通过这样的最简设计完美实现了其预设功能。

不能否认的是,Email 确实有缺乏统一的安全传输协议、缺乏发送者身份验证机制等问题,在其协议上确实有改进的地方,但这并不意味着我们应该将无关的功能堆砌进去。但我们看到的众多 Email 的“问题”其实本质上与信息收发功能无关,而是其架构之上具体应用的实现问题。那么,我们是不是应该将这些功能直接添加到 Email 协议本身中去呢?一个有经验的程序员会告诉你,当一个系统架构不存在问题的时候,多余的功能引入的不确定性对系统本身来说是有害无益的。更何况,在更多的用户看来,Email 的核心功能依然是简单的发送信息而已。现实情况是,需要修复的并非 Email,而是 Email 客户端。

Apple Mail

如何“修复” Email

  • 需要日历功能?Outlook、Thunderbird 等众多客户端里内建了日历功能组件。这是一个功能组件,而不是 Email 的原生功能。
  • 需要更智能的邮件信息管理?Gmail、Apple Mail 都内建了强大的邮件过滤器供你使用,Gmail 的智能标签、优先收件夹等功能更能够智能的为用户筛选邮件。这是一个功能组件,而不是 Email 的原生功能。
  • 需要联系人管理?Gmail 的侧栏联系人工具可以为用户提供收发者的近期邮件记录、联系方式、社交网络更新等信息,如果想要更强大的功能,还可以安装像 Xobni 这样的强化工具。这是一个功能组件,而不是 Email 的原生功能。

至于待办事项管理、优化的错误信息提示、与其他 GTD 工具的深度整合,这些功能也完全可以通过客户端应用来具体实现优秀的体验。人们之所以抱怨,是因为对应的应用还没有出现。这其实也是一个充满机会的尚待挖掘的领域,像 Sparrow、Fluent.io 等创新的邮件客户端就在这一市场取得了不小的成功。

Email 的通用性决定了某些功能的实现确实需要在标准上进行统一。以 Apple Mail 为例,其内建了对于邮件正文中日程、联系人等信息的识别,可以轻松的一键将信息添加到日历、通讯录中去,Gmail 也拥有类似的功能,但很多其他邮件客户端里并无此功能。如果能够将类似的功能进行标准化,那么未来邮件的功能和体验可以在基础协议依然简单有效的基础上,实现更有创造力的跨客户端的功能进化,同时也不会干扰普通用户的日常使用。iOS 上的 URL Scheme、Android 上的 App Intent、Google 希望推行的 Web Intent 等都可做为参考的例子。

如何更高效的使用 Email

电子邮件与工作效率

相信对于每天被邮件不断轰炸的众多用户来说,Email 对其工作效率是一个极大的干扰。那么在客户端尚未达到完美的现在,我们该如何避免这一问题呢?下面几点可以供参考:

1. 杜绝不断检查新邮件的行为,关闭频繁的邮件提醒功能

研究数据显示,在查看邮件后,我们需要 1 到 16 分钟的调整才能完全恢复到最佳的工作状态,可想而知不断处理收到的邮件会浪费我们多少的时间,更何况大多数邮件并不需要我们立即进行处理。所以我们应该在不影响沟通的情况下,尽可能减少一天中收取邮件的次数,在每次收取邮件后统一进行处理。

2. 尊重他人的邮件习惯,调整自己对于邮件回复的预期

不是所有人都会随时打开邮件客户端或是接收邮件推送,邮件也不是一个用于即时通讯的工具,我们在发送邮件时应该认识到这一点。邮件发送的信息应该具有一定的时间忍耐度,而不是需要立即处理的事件(这一类事件还是通过电话等即时通讯形式来进行沟通)。

3. 避免频繁发送内容过短的邮件

效率不等于速度,但我们往往混淆了两者的概念。频繁发送内容过短的邮件也许看上去提高了工作的速度,但实际上却极大的降低了工作效率,这一问题在短消息泛滥的微博时代更为严重。我们在发送邮件时,应该开始尝试将自己的思维理清,以一封邮件阐述出自己的完整意图,而不是靠反复的短小对话回复来进行邮件沟通。

Email 并不是一个不可救药的系统。与其不断的号召 Email 的重构,我们更应该做的是在这个优雅的架构上创造出更加智能的邮件客户端,同时也许稍微改变一下我们使用 Email 的习惯。

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