疫情之下的远程办公,如何让企业守住生命线

摘要

把个人知识沉淀成为企业智慧资产,印象笔记企业版提供了这样的能力。

一场始料未及的「黑天鹅事件」,在全国拉响了警报。面对疫情,任何一家企业都很难独善其身。在非常时期,远程办公成为了企业节后抓紧复工的折衷选择。所幸,无论是视频会议还是文档协作,亦或是任务管理等需求,包括钉钉、企业微信、飞书、印象笔记、石墨文档等协同办公产品,均向所有企业免费开放。

在这次抗击疫情的过程中,印象笔记创始人、CEO 唐毅和高级副总裁乔迁,与其他人一样,尤其为那些中小微企业和创业团队担忧。受疫情影响,很多地方宣布了延期复工的决定。在此期间,员工的薪资仍需要正常发放。「很多中小微企业,不具备抵御长期风险的能力,更不具备大型企业的组织力。工作一旦停滞,对于它们来说是致命的,对于他们员工的生计也会造成影响,」乔迁说。

如何帮助企业度过难关,印象笔记的答案是希望通过专业级产品,帮助企业实现远程协同办公的能力。印象笔记宣布在疫情期间,为全国受疫情影响、需要远程办公的企业、团队提供线上办公支持 。只要能随时随地开展工作,有相当数量的企业,有能力捍守住自己的「生命线」。


远程办公成刚需

进入中国市场第八个年头,印象笔记在 2019 年底公布的累计订阅用户数已经达到了 6000 万。独立之后的印象笔记,与 2012 到 2016 年的 2000 万的用户增速相比,显然要快得多。

值得一提的是,这些个人用户使用印象笔记完成个人知识的学习和自我效率的管理后,有 70% 的用户会沿用到工作场景中使用——这也成为了印象笔记企业版推出的前提。

印象笔记高级副总裁乔迁表示,在印象笔记宣布企业版产品免费的当天,团队就收到了上千家企业和团队的申请。其中既有全球知名的房地产集团,也不乏互联网创业公司、机关和事业单位。不仅是中小企业,不同类型企事业单位「对远程协同办公都有很强烈的需求」。

过去一年多以来,印象笔记团队做了一系列尝试,陆续推出了为企业用户服务的思维导图、编辑器、任务和协作系统、多层级知识管理系统和共享空间等等。「我们发现,从个人到团队,从团队到企业,有一些特定的场景需求还未被市场上的其他产品满足,」乔迁解释道:「针对企业和团队的特定需求,促使印象笔记搭建出这样一套独特的解决方案。」

        为帮助中国企业远程复工,印象笔记宣布企业版在疫情期全面免费

脱胎于个人版的印象笔记企业版,功能方面有沿用也有升级。其可以整合企业工作中的所有信息,将不同应用的零散信息整合在一个笔记中,包含常用的文本、表格、图片、office 文件、PDF、音频、外部链接等,从而使一个项目的所有文档都可以在同一个笔记里得到完整的呈现。

企业版印象笔记还可以帮助企业构建团队知识库,将笔记按照笔记本、笔记本组的格式搭建成型,团队即可实现一个不限设备,随时使用的共享知识库。同时,印象笔记可以进行图文附件的深度检索,包括文件标题、笔记标题、存储的 Word、PDF 内的具体文字,乃至存储图片上的文字。

在构建项目的共享空间方面,团队成员可以在印象笔记企业版上随时同步企业不同项目的开展进度;同时,印象笔记可以帮助企业把每一位成员的经验进行沉淀,汇聚形成一个公司的宝贵资产,便于团队成员快速、准确地查阅过往的企业资料,避免信息缺失或不对称,有效地将隐性知识转化为显性知识。

当然,在协同办公方面,印象笔记更关注的是基于信息和知识的协同,以及团队项目的效率管理,尤其适合一些轻量级的团队协同场景。比如,在准备会议的过程中,将任务和时间要求分给相应的负责人,以使团队中每名成员都清楚各自的工作及进度。在效率方面,产品还能帮助企业实现团队及跨团队之间的项目管理;通过「定制团队模板」完成符合企业自身特点的效率模板,比如 OKR 模板、周报模板、会议模板、项目管理模板等。

正是基于这些产品特性,针对此次疫情,印象笔记开放了企业版的免费申请使用。对于很多中小企业和团队来说,企面临的共性问题集中体现在远程协作、在线协同和效率管理三方面。所以,印象笔记不仅提供企业版的免费申请使用,而且针对此前没有相关经验的企业,开发了一系列模板,协助他们实现远程办公期间的高效协同和自我管理:比如工作目标的制定、项目进程的规划、非线下会议效率的提高等。

「在这个时代,这些并不只是可选项,而是作为企业组织能力的必选项。「乔迁认为,公司的组织方式在发生变化,协同办公就是一种组织能力。在线协同办公不但可以让企业组织更灵活,实现信息共享、集体协作,也可以让工作组织更高效。 


成为企业的「第二大脑」

2018 年,从 Evernote 分拆出来后,印象笔记的整体定位发生了改变。无论是 2C 还是 2B,「我们不再把自己归为笔记类的应用中。」带领团队完成这一独立重组创举的印象笔记董事长兼 CEO 唐毅开门见山:「当我们说到重要知识信息处理平台的时候,它应该有工具的属性、内容的属性、协作的属性,也包含工作场景……因此,印象笔记不会把自己局限在所谓的笔记形态里。」

作为「信息和知识管理的协作平台」,印象笔记制定的战略相当明确,那就是成为用户的「第二大脑」。这个所谓的「第二大脑」,既要帮助用户思考,多场景的获取知识,又能增进彼此的交流。

无论对于 C 端用户还是 B 端的企业,2019 年都是可感知的印象笔记产品发展最快的一年。唐毅表示,团队根据用户的核心使用场景,对产品做新的改进。比如说清单、思维导图、网页端的模块化编辑器,以及去年年底上线的「空间」,和新年前在微信的保存端上线了「速读摘要」的功能,让用户更方便地完成知识管理和知识协作。

如果把印象笔记企业版归属到远程办公的产品阵营中,那么它提供的企业解决方案「足够特殊」。唐毅表示,协同办公只是印象笔记企业版的能力之一,而非全部。其在线办公服务的特点主要在于,先帮助用户完成个人管理,再完成团队协作和知识共享。「对于提高工作效率,对于团队知识的沉淀和积累,我们特别的关注。」

        除了针对企业和团队,印象笔记还向所有个人用户免费开放了远程工作模版

眼下,印象笔记企业版的用户遍布各个行业。产品帮助清华大学国际工程项目管理研究院完成数字化协作;帮助厦门大学图书馆做 925 万册藏书的高效管理;帮助哈佛商业评论这样的媒体进行内容创作;也帮助真格基金这样的投资机构完成调研和投资决策。总体来说,印象笔记企业版适合那些对知识和信息的处理、协同、分享、沉淀有需求的企业。

令团队欣喜的是,还有非常多的医疗团队在使用企业版的印象笔记。比如,广州中医药大学第一附属医院重症医学科,就利用了印象笔记建立医疗笔记知识库。

据了解,这类客户对于印象笔记的使用主要集中在三个方面:

第一是内部信息共享。科室使用印象笔记企业版将于临床技巧相关的所有资源分类汇总。科室成员在浏览器、微信或微博等平台里浏览过的有用文章也可以通过剪藏功能,一键保存在相应的笔记本中,不断壮大团队资料库,节省了大量搜集资料的时间。

除了知识共享,印象笔记企业版简化了他们的日常工作流程。该科室的会议记录、研讨会等内容全部采用印象笔记的录音功能来存档,并利用电脑插件将会议音频转化为文字版本,提升了音频信息的整理效率和利用率。

第二是科研项目的协同管理。医院的科研项目主要集中在科室内部的协同合作上。在科研中,印象笔记能够很好地满足科室协同管理科研项目的需求。通常来说,团队成员们在线下分好工后,会将各自负责的内容编辑在共同的笔记本中,方便大家查看编辑。同时,每个团队成员还会将各自的个人简介、科研经历等内容上传在该笔记本中,节省沟通成本。

第三是搭建临床科学平台。科室承担着培训医生的任务。通过明确的分类制度,科室搭建了层次分明的教学平台,使得教学工作与日常的医疗工作与科研任务巧妙地结合起来。

对于 2B 产品来说,构建「企业的第二大脑」,是印象笔记企业版提供的产品价值。在唐毅看来,新一代企业对于知识管理的定义和诉求已经发生了变化,除了知识库的建立,产品更趋向于通过有效的工具,实现个人智慧在团队内部的显性表达,及企业内部知识的共享与流动——增强人与人之间的分享、协作,最终沉淀成为团队的共同知识资产。


组织能力再进化

很多企业都会面临这样的挑战:离职员工对项目的资料交接,新人对过往项目的信息同步,团队协作之间的「部门墙」,因信息障碍而在工作上的「重复造轮子」……因此,一款好的协同办公产品,首先要让散落在员工电脑硬盘里的工作成果,通过多层级的知识管理,重塑并形成具有长期价值的、有结构性的团队智慧。

这意味着,它不但要做到高效协调身体上的每一块肌肉,让它们可以更快、更准确的完成规定动作;更要将每个人的知识,沉淀为团队智慧,并让智慧可以被传承、被分享、被进化,被用来指导每一次行动,被用来进行全新的创造。

与此同时,它又要有信息的分辨能力和安全保障能力,知道哪些思考是属于企业内部的绝对秘密;哪些思考是要向企业外部展示,实现更好的外部分享。

唐毅明确道:「无论是数字化管理还是信息协同能力,目标都是帮助企业提高生产效率、沉淀共享知识。」

不过,企业若要实现真正的数字化管理还要解决更多问题,比如严格的信息安全管理系统等等。企业管理者肯定不希望内部的重要成果,随意的就可以被分享出去。更重要的是,印象笔记要解决个人知识沉淀成为企业智慧资产的问题。

针对此次疫情,唐毅表示,战胜疫情后在线会议的需求或许会有所减少,但更多企业知识库、知识协同中枢的需求会爆发式出现。那些没有建立知识库和远程任务协同平台的企业,一旦发现自己在这场突如其来的疫情中因为没有云上知识管理系统,而无法有效组织员工远程复工,会在疫情结束后投入精力建设这一体系,以抵御未来可能的「停工」风险。

谈到未来,唐毅进一步透露,印象笔记会在 2020 年推出一款区别于印象笔记企业版的 2B 产品。而如何通过新技术的应用,给行业带来更好的产品、给用户带来更好的服务,才是印象笔记需要不断思考的问题。

责任编辑:卧虫

图片来源:印象笔记

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